In Acea sono attivi ed aggiornati diversi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi. L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento, procede all’istituzione di Sistemi di qualificazione di rilievo europeo[e di Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici, coordinando i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica e redigendo i relativi Regolamenti di qualificazione. Istruisce, inoltre, le singole richieste d’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, verificando il possesso dei requisiti richiesti e gestendo le comunicazioni al fornitore in merito a: provvedimenti di ammissione, rigetto o sospensione dagli Albi. Infine, sono state presidiate le attività di monitoraggio dei fornitori attraverso l’esecuzione di controlli diretti e/o con il supporto di auditor qualificati.
L’albero merceologico, condiviso tra le società del Gruppo, include, al 2017, 465 gruppi merce ed al 31 dicembre 2017 sono stati gestiti dall'Unità preposta 101 Albi/Sistemi di qualificazione.
In Acea è attivo un portale per la qualificazione fornitori, completamente integrato con l'anagrafica fornitori. Le imprese che intendono qualificarsi inseriscono online la richiesta di qualificazione ai gruppi merce di interesse, accedendo al portale di Vendor Management (VM) direttamente dal sito istituzionale Acea (www.acea.it, sezione Fornitori).
Per l’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione è necessario il possesso di requisiti standard - fra i quali sono compresi i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore - e di requisiti specifici, studiati con riferimento al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.
Tra i requisiti specifici, in alcuni casi è richiesto il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni, ad esempio:
- Il possesso della Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti i Sistemi di qualificazione “beni e servizi”);
- il possesso della Certificazione ISO 14001 (ad esempio, per l’iscrizione al Sistema di qualificazione relativo ai Rifiuti speciali non pericolosi);
- il possesso dell’Iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali o dell’autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (ad esempio, per l’Iscrizione ai Sistemi relativi alla Gestione Rifiuti);
- il possesso della certificazione OHSAS 18001 (ad esempio, per l’iscrizione al Sistema di qualificazione relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali).
Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, infine, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva, presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione e, presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.
Nel corso del 2017 sono state evase, complessivamente, 766 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, per un totale di 529 richieste evase con esito positivo.
In dettaglio:
- 273 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
- 493 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.
La valutazione dei fornitori viene svolta tramite diverse tipologie di controlli che si attivano a seconda dell’Albo di appartenenza e del diverso “status” (in fase di qualifica, qualificato, o qualificato con appalto in corso) che acquisisce il fornitore rispetto ad Acea.
Nella fase di qualifica, sino al giugno 2017, Acea ha richiesto ai fornitori informazioni sui sistemi di gestione Qualità, Sicurezza e Ambiente e su aspetti relativi alla sostenibilità, tramite due diversi strumenti: la compilazione obbligatoria del questionario di autovalutazione QAS per l’iscrizione ai Sistemi di qualifica per i Lavori idrici ed elettrici e la compilazione obbligatoria di un questionario di autovalutazione delle performance di sostenibilità denominato “TenP” (con riferimento ai dieci principi del Global Compact delle Nazioni Unite) per l’iscrizione ai Sistemi di qualificazione per Lavori idrici ed elettrici e per l’iscrizione ai nuovi Sistemi di qualificazione per Beni e Servizi. Da luglio 2017, Acea ha stabilito di rendersi indipendente dalla piattaforma "TenP", gestita dal Global Compact, integrando i temi della sostenibilità (Responsabilità sociale/gestione ambientale) in un questionario di autovalutazione gestito direttamente sulla piattaforma di Vendor Management, utilizzata per la qualificazione dei fornitori, cui si accede dal sito istituzionale (www.acea.it). La gestione del questionario di autovalutazione sulla piattaforma di Vendor Management garantisce maggiore flessibilità ed efficienza rispetto all'utilizzo di una piattaforma esterna. La compilazione del questionario di autovalutazione è obbligatoria per l'iscrizione ai Sistemi di qualificazione afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori (78 Sistemi di qualificazione al 31.12.2017). I dati di sintesi, progressivamente analizzati, saranno disponibili a partire dal 2018.
Infine, in continuità con gli ultimi anni, Acquisti e Logistica ha inviato ad un campione di fornitori – 104 nel 2017 – un questionario predisposto ad hoc su temi sociali ed ambientali, in sinergia con l’Unità Responsabilità sociale d’impresa e sostenibilità, per approfondire il livello di diffusione della sostenibilità lungo la catena di fornitura, ottenendo il riscontro da parte di 55 fornitori (48 nel 2016) (si veda il box di approfondimento dedicato).
PRIMO SEMESTRE 2017: I DATI DEL QUESTIONARIO TENP
Per il primo semestre 2017, prima di integrare le informazioni sui temi di sostenibilità in un questionario di autovalutazione gestito direttamente dalla piattaforma di Vendor Management accessibile dal sito istituzionale,
Acea ha continuato ad appoggiarsi alla piattaforma gestita dal Global Compact, richiedendo ai propri fornitori, in fase di qualificazione, di compilare obbligatoriamente il questionario TenP.
Tra dicembre e giugno del 2017, pertanto, è stato possibile estrarre dalla piattaforma i dati di sintesi: hanno compilato il questionario TenP complessivamente 286 fornitori Acea, tra iscritti all’albo Lavori e all’albo Beni e Servizi.
Dall’elaborazione dei dati dei questionari l’adeguatezza media, rispetto ai requisiti posti a riscontro, si attesta intorno ai 70 punti / 100 con una leggera differenza tra i due albi rispetto agli ambiti presi in considerazione.
IL QUESTIONARIO ACEA PER MONITORARE I TEMI SOCIALI E AMBIENTALI LUNGO LA CATENA DI FORNITURA
Il 2017 è stato il terzo anno consecutivo in cui Acea ha somministrato ad un panel di fornitori del Gruppo un questionario ad hoc per indagarne l’impegno su temi ambientali e sociali.
Il campione 2017 ha incluso 104 fornitori (58 in rappresentanza della categoria merceologica beni e servizi e 46 in ambito lavori), erano 102 nel 2016, ed hanno risposto al questionario 55 imprese - 48 nel 2016 - (27 per i beni e servizi e 28 per i lavori).
Gli esiti della rilevazione sui dati ambientali, come le consistenze dei consumi energetici, sono illustrati nella sezione Le relazioni con l’ambiente, a cui si rinvia. Per quanto concerne i temi sociali, come l’adozione di strumenti a
favore dell’etica e dell’integrità, la tutela del lavoro e il rispetto della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, dall’analisi dei questionari emerge che, con riferimento al tema dell’etica e dell’integrità, il 42% dei fornitori adotta strumenti per la promozione di comportamenti virtuosi tra cui il Codice etico, il Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. n. 231/01 e le linee guida sull’anti-corruzione; rispetto alla tutela del lavoro emerge che il 76% del personale in forza presso le aziende fornitrici è impiegato con contratti a tempo indeterminato e che nel 42% dei casi sono presenti in azienda rappresentanze sindacali; riguardo alla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro emerge che il 53% dei fornitori è dotato di sistemi di gestione della sicurezza (ad esempio OHSAS 18001), che il 56% ha erogato corsi di formazione in materia di sicurezza a più del 50% del personale e che il 91% dei fornitori che ha svolto lavori per conto di Acea non ha avuto infortuni.
Una volta qualificato, il fornitore può essere sottoposto ad un Audit di seconda parte su Qualità Ambiente e Sicurezza, e dal 2017, anche su Energia e Responsabilità sociale (QASER), per verificare, presso la sede del fornitore, l’applicazione dei Sistemi di Gestione certificati e le modalità di gestione degli ambiti rilevanti per la sostenibilità.
Nel corso del 2017 sono state riviste ed adeguate le check list di conformità ai requisiti presi in considerazione (Sistemi di gestione, Energia e Responsabilità sociale) e sono state aumentate le fasce di valutazione QASER entro cui collocare il punteggio complessivo, creando maggiore diversificazione nella valutazione (Eccellente - Ottimo - Buono - Discreto - Sufficiente - Mediocre - Critico - Inadeguato). Le attività di verifica sono state eseguite da auditor interni qualificati di Acea SpA, appartenenti alle Unità che presidiano i Sistemi Integrati di Certificazione, la Qualifica Fornitori e la Responsabilità Sociale d’Impresa, al fine di coprire tutti gli ambiti oggetto di attenzione. Si sono svolte 23 verifiche che hanno prodotto le seguenti valutazioni: 1 Buono; 7 Discreti; 7 Sufficienti; 6 Mediocri; 2 Critici. Mentre sui temi di Qualità, Ambiente e Sicurezza, già oggetto di verifica negli anni passati, i punteggi medi ottenuti dai fornitori verificati sono rientrati nelle fasce Discreto-Ottimo (Discreto per Ambiente, Buono per la Qualità e Ottimo sulla Sicurezza), non altrettanto positive sono state le valutazioni sui temi di nuova introduzione (Inadeguato per Energia, Critico per Responsabilità sociale), evidenziando l’opportunità, per Acea, di procedere ulteriormente con la sensibilizzazione della catena di fornitura.
Gli esiti delle verifiche sono stati consuntivati a sistema ed è stato inviato a ciascun fornitore un feedback, con il quale si è comunicata la fascia di valutazione QASER scaturita dalla verifica effettuata, e un report sintetico, dove sono stati evidenziati, oltre i punti di forza, gli aspetti per i quali si auspica un miglioramento/correzione. Contestualmente è stata inviata al fornitore una scheda dei Rilievi più significativi, con richiesta di indicare le cause delle non conformità e proporre idonee azioni correttive.
L’Unità Qualifica fornitori della Capogruppo ha coordinato nell’anno anche un numero residuale e limitato di verifiche in cantiere, a chiusura dei contratti in essere con le tre società di verifica cantieri certificate Accredia attivati a fine 2015. Si è trattato di 16 verifiche, svolte mediante l’utilizzo di una check list di riscontro dei requisiti di sicurezza, ambiente e qualità delle opere, in conformità alle disposizioni contenute nei documenti contrattuali. I controlli hanno avuto ad oggetto anche il censimento delle maestranze e dei mezzi d’opera presenti in cantiere al momento dell’ispezione. Nel corso delle 16 verifiche sono stati riscontrati 612 parametri conformi su 699 parametri applicabili con un indice di conformità pari a circa 87,5%. I parametri oggetto di rilievi non hanno comportato provvedimenti di sospensione dall’Albo lavori relativi al mancato rispetto delle normative vigenti in tema di Ambiente e/o Sicurezza.
La parte preponderante delle attività di verifica in cantiere è invece correlata alle opere oggetto degli Appalti Unici di manutenzione reti e servizi, in ambito idrico ed elettrico, aggiudicati nel 2015 e 2016, e viene svolta dal “Team Sicurezza”, operativo in Acea Elabori. Il “Team Sicurezza” gestisce le attività relative alla Sicurezza in fase di Esecuzione delle opere, al fine di assicurare il rispetto dei più elevati standard in materia di sicurezza e delle vigenti norme di sicurezza sul lavoro, verificando anche il rispetto dei documenti prodotti in sede di gara[. Le attività sono differenziate tra lavori che necessitano di un Coordinamento della Sicurezza in fase di Esecuzione e lavori in cui lo standard di sicurezza adottato viene valutato e verificato con ispezioni a campione. Nel 2017, il Team è intervenuto tramite le seguenti figure:
- 15 Coordinatori della Sicurezza in fase di Esecuzione (CSE), designati di volta in volta su specifici cantieri;
- 15 Ispettori della Sicurezza, incaricati di svolgere le ispezioni a campione;
- i Responsabili Sicurezza, nominati per ciascun lotto degli Appalti gestiti dal Team, con l’incarico di coordinare le attività dei CSE;
- i Pianificatori, che assicurano la pianificazione e il monitoraggio degli interventi operativi nell’ambito del territorio e del processo presidiato;
- i Verificatori tecnici della sicurezza, che forniscono al Responsabile dei Lavori di ciascun appalto il supporto necessario all’espletamento della Verifica dell’Idoneità Tecnico Professionale dell’Appaltatore prevista dalla normativa vigente.
Durante l’anno, il Team Sicurezza ha eseguito le verifiche tecnico-professionali di 74 imprese (19 appaltatrici e 55 subappaltatrici) e per 73 imprese (19 appaltatrici e 54 subappaltatrici) ha rilasciato parere positivo all’esecuzione dei lavori e dei servizi appaltati. Ha inoltre svolto il Coordinamento per la Sicurezza in fase di Esecuzione per 112 ordini di lavoro ed effettuato circa 8.900 ispezioni della sicurezza in cantiere (il 62% in più rispetto alle 5.500 ispezioni del 2016), verbalizzando il rispetto delle normative vigenti in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, o la deviazione da esse (non conformità), secondo quattro categorie prestabilite nella documentazione contrattuale: conforme o non applicabile, infrazione di lieve entità (in genere corrette sul posto), di media e di grave entità.
Alla tipologia di non conformità riscontrata è associato un punteggio che, a valle della visita e della verbalizzazione, viene scalato dal totale del punteggio annuo, previsto dalla documentazione di gara, di cui dispone ciascun appaltatore. Alle non conformità sono associate azioni correttive e penalità e, in particolare, l’infrazione di grave entità può comportare la sospensione delle lavorazioni. Nel corso delle circa 8.900 ispezioni, il Team ha rilevato, complessivamente, 733 non conformità, di cui 500 “di lieve entità”, 164 di “media entità” e 69 rientranti nella categoria “grave entità”.
Durante le verifiche svolte sul personale delle imprese appaltatrici, infine, ci si accerta altresì che il datore di lavoro abbia erogato sia la formazione base che, se applicabile, quella specifica, prevista dalla normativa vigente in materia di sicurezza.
Nonostante l’attenzione al tema, è da segnalare che, nel corso dell’anno, nell’ambito delle attività affidate da alcune società del Gruppo ad imprese appaltatrici, si sono verificati 22 infortuni, di cui tre mortali. Con la massima collaborazione di Acea, sono in corso le attività investigative da parte dell’Autorità giudiziaria e, ad oggi, non sono stati formalizzati atti né nei confronti delle tre società del Gruppo appaltanti né dei relativi dirigenti o responsabili.
In virtù del Protocollo sugli Appalti Idrici, sottoscritto il 6 giugno 2012 da Acea SpA e Acea Ato 2, le Organizzazioni Sindacali Confederali e le Federazioni di Categoria, si sono svolti, nel 2017, alcuni incontri nell’ambito della Commissione paritetica appositamente istituita. L’operatività dell’Appalto Unico di manutenzione reti e servizi del ciclo idrico integrato, unitamente all'implementazione di sistemi tecnologicamente avanzati, hanno contribuito, negli ultimi anni, a ridurre le criticità in origine segnalate dalle Organizzazioni Sindacali riguardo i temi della sicurezza e dell’organizzazione del lavoro del personale delle Ditte impegnate negli appalti Acea, ed a generare benefici in termini di efficienza, organizzazione del lavoro e delle risorse, tracciabilità e trasparenza delle informazioni. Nel corso del 2017, le Parti si sono confrontate in tre occasioni, ed Acea ha preso l’impegno a prevedere, nell’ambito dei bandi di gara per l’affidamento dei servizi, l’inserimento di una apposita clausola sociale per promuovere la stabilità occupazionale del personale impiegato negli appalti.
Acea Energia, ha svolto anche nel 2017 il monitoraggio della qualità del servizio di vendita svolto dalle Agenzie per la vendita door to door e/o teleselling sui segmenti del mercato libero “domestico” e “micro business”. Il Mandato di agenzia prevede la formazione obbligatoria degli incaricati, che operano per conto e in nome di Acea, affinché trasmettano ai clienti informazioni adeguate, e sanzioni pecuniarie (del valore minimo di 1.000 euro) in caso di rilevazione di pratiche commerciali scorrette. Nell’anno, Acea Energia ha erogato un programma formativo a 631 venditori, per un totale di 3.978 ore di formazione. A fronte di 146.945 nuove forniture acquisite (elettrico e gas), sono state analizzate, con un’istruttoria, 62 segnalazioni ricevute dai clienti e sono stati sanzionati 30 comportamenti scorretti.
Areti, nel corso dell’anno, ha organizzato 5 incontri informativi con le imprese appaltatrici sulla Prevenzione del rischio elettrico nelle attività in appalto su impianti di illuminazione pubblica in bassa tensione; agli incontri, della durata di 4 ore ciascuno, hanno partecipato, complessivamente, 47 persone, per un totale di 188 ore di formazione erogate sul tema. La Società, inoltre, ormai dal 2008, utilizza un modello di vendor rating per i lavori in area energia, incentrato su 142 parametri di qualità, sicurezza e ambiente. Il sistema prevede ispezioni in cantiere, l’elaborazione di classifiche di merito basate sulla reputazione degli appaltatori e la possibilità di applicare penali e sospendere le attività dell’appaltatore: nel corso del 2017 sono stati sospesi per “non conformità” sulla sicurezza 12 cantieri, a fronte di un totale di 1.176 visite effettuate. L’indice reputazionale medio rilevato nell’anno, pari a 97,02, in costante incremento (era 95,78 nel 2016), conferma il buon livello di affidabilità degli operatori.